Как все начиналось?
Мы разработали и внедрили сервис двусторонней интеграции для учета рабочего времени с аналитикой затрат по каждому проекту и расчету заработной платы по каждому дню😄
Этого кейса не было бы, если бы не моя новозеландская история. В 2022 году мы с женой решили…. что хотим пожить в Новой Зеландии!
И переехали туда на год. Эта история полна приключений и интересных событий, но оставим это на потом. По приезде в НЗ мы думали, что помимо работы отдохнем и попутешествуем. Но от себя не уйдешь, и сразу после приземления самолета начали появляться новозеландские проекты.
В Новой Зеландии не хватает компаний, подобных нашей, и хороших it-специалистов, поэтому недостатка в проектах не было. Одним из первых проектов как раз и была компания Morgan Engineering.
Morgan Engineering — новозеландская инжиниринговая компания, которая специализируется на изготовлении и монтаже металлоконструкций из стали.
Если объяснять простыми словами, то Morgan Engineering сварит вам металлический каркас под ангар, аэропорт, театр, а если вам нужен забор или будка для собаки, то тоже не проблема. У компании собственные производственные цехи, на которых задействована большая команда: от инженеров металлоконструкций до сварщиков.
Задачи от клиента
1
Автоматизировать учет времени работы каждого специалиста над проектом, чтобы в конце отчетного периода заказчикам уходил автоматически составленный счет, который содержал сумму отработанных часов всех задействованных специалистов на проекте.
2
Минимизировать простои, внедрить учет времени работы команды, так как компания ориентировалась только на ежедневный бумажный отчет сотрудника.
Как работал учет времени на момент старта?
На основе данных вот таких отчетов (Рис. 1), бухгалтер заносил время работы каждого сотрудника в проекты в XERO (аналог 1С), где были заведены все сотрудники и проекты, далее формировалась заработная плата и параллельно отправлялся счет клиенту.
В самом начале, чтобы исключить бумажные отчеты, мы подобрали сервис учета рабочего времени – Timedock. Выбрали его из множества сервисов совместно с клиентом. Списались с Timedock, примерили его функционал на свои задачи, выяснили, что дорабатывать нужно только API и остановились на нем.
СОСРЕДОТОЧЬТЕСЬ, сейчас будет много серьезной информации, но без нее не бывает хороших кейсов.
Разработка двусторонней интеграции
После внедрения и доработки TimeDock мы перешли к его интеграции с Xero:
- Приложение TimeDock в режиме реального времени с помощью QR-кодов регистрирует время начала/окончания работ и рабочие часы вне проекта.
- На стороне бухгалтерской платформы Xero производится расчет заработной платы и учет времени работы по каждому проекту, там же выставляются счета заказчику.
Чтобы «срастить» функциональность Xero и TimeDock мы разработали модуль двусторонней интеграции для автоматического обмена данными между системами.
В Xero и TimeDock используются свои форматы данных. Что мы сделали, чтобы интеграция между системами стала возможна?
- Изначально определили, какая информация должна передаваться между Xero и TimeDocИз Xero — данные по проектам и сотрудникам. Из TimeDock — учтенное рабочее время по каждому сотруднику в разрезе проектов;
- Составили список объектов информации, которую планируем передавать. Сопоставили данные одной системы с другойНапример, «Счет» (invoice), сущность Xero — это наряд для выполнения работ по определенному проекту;
- Определили соответствующие поля для каждой сущности в системах Xero и TimeDock.Например, поле для идентификации проектных работ «Reference» в сущности Xero «Счет» (invoice), соответствует полю «Unique Job ID», уникальному идентификатору задания, в сущности TimeDock «Projects»;
- Установили, какие данные отличаются по формату в Xero и TimeDock, придумали как их преобразовывать.Например, сущность «Сотрудники» (employees) одинакова для Xero и TimeDock, но два поля «Имя»(first name) и «Фамилия» (last name) в сущности Xero соответствует одному полю «Имя» (name) в сущности TimeDock.
Синхронизация данных по сотрудникам и проектам из Xero в TimeDock
Напомним. Учетная система Xero – первичный источник информации по сотрудникам и проектам. Информация о сотрудниках и проектах должна быть актуальной в обеих системах и любые изменения, вносимые в Xero, например, добавление нового проекта, должны автоматически отражаться в TimeDock.
Мы проанализировали возможности API платформы Xero и разработали алгоритм синхронизации передачи данных по сотрудникам и проектам.
Например, когда в учетную систему Xero заказчик добавляет нового сотрудника, синхронизация позволяет корректно внести данные по сотруднику и автоматически обновить списки сотрудников в приложении TimeDock.
Передача данных о рабочем времени по сотрудникам и проектам из TimeDock в Xero
Приложение timedock можно установить на устройство каждого сотрудника. В приложении формируются индивидуальные QR-коды для сотрудника и проекта, и есть функция сканирования qr-кода – для того, чтобы сотрудник считывал старт работы по проекту.
Вот так это выглядит в TimeDock:
Когда сотрудник приходит на работу, он обязательно сканирует свой QR-код и система понимает, что рабочий день начался. При переходе на выполнение работ по конкретному проекту процедура повторяется. При выходе с работы тоже сканируется QR-код.
Кроме того, мы добавили функционал и отдельный QR-код для регистрации времени вне проекта.
Например, сотрудник уходит на обед, сканирует свой QR-код и активирует время вне проекта. Общее время работы сотрудника в течение рабочего дня складывается из периодов времени, затраченного на проекты, а также времени, проведенного вне проектов.
Резюмируя: система понимает, когда человек ПРИШЕЛ на работу, когда НАЧАЛ работать над проектом №1, сколько потратил времени и когда ПЕРЕШЕЛ на проект №2, и сколько затратил времени там.
Тестирование и внедрение ИТ-сервиса двусторонней интеграции
Тестирование проходило в два этапа: на тестовых аккаунтах приложения TimeDock и копии базы Xero и в реальных условиях работы, отработка процесса с командой заказчика.
Судя по нашему опыту, на этапе внедрения возникает интересный момент – команды против использования новых сервисов. Это понятное состояние психики: зачем что-то менять, если и так работает? Получается, что наша второстепенная задача – помогать командам лучше понять процесс, научить и снизить сопротивление изменениям в компании.
Мы постарались, чтобы сотрудники компании Morgan Engineering могли максимально эффективно использовать сервис двусторонней интеграции, мы учли все сложности, с которыми работники могут столкнуться при использовании нового инструмента, и проработали решения для их преодоления: провели обучение, подготовили инструкции и поддерживали сервис в течение 2х месяцев.
Результат
Вместе с клиентом мы (с помощью внедрения IT-технологий) выстроили новый бизнес процесс.
Наше решение помогло клиенту:
- уйти от бумажной отчетности
- в два раза сократить время подготовки к расчету заработной платы, облегчить работу бухгалтерии
- свести к минимуму вероятность ошибок в данных учета рабочего времени
- легко вести учет затрат по каждому проекту
Помимо этого, интеграция позволила оптимизировать 1 рабочее место в цехе, благодаря сокращению простоев и оптимизации графика работы.
Причем никого не уволили, самый старательный работник из цеха был повышен до менеджера, которого компания как раз искала, таким образом мы помогли сэкономить….
35000 $ в год, и улучшить жизнь целого коллектива. Win/Win!
Итог
Хотелось бы еще раз отметить, что мы очень глубоко внедряемся в бизнес клиентов, внимательны ко всем особенностям, и, помимо своей основной работы (IT решения), мы много времени посвящаем внедрению проекта в жизнь. Разговариваем, объясняем, помогаем команде на старте. Оставляем прекрасные инструкции и поддерживаем после внедрения.
Наша интеграция в Morgan Engineering была в итоге принята хорошо, как руководством компании, так и сотрудниками.
Если вам необходима подобная разработка или цифровизация других процессов в компании – свяжитесь с нашей командой или лично со мной, все детально обсудим!
Подписывайтесь на мой тг-канал
Поделиться